Alegerea sistemului ERP potrivit e de regulă un proces care ridică multe semne de întrebare. Care e soluția ERP care se potrivește companiei? Când e cel mai bun moment pentru implementare? Ce buget poți aloca pentru un ERP? Și bineînțeles, lista poate continua.
În primul rând, trebuie să facem referire la momentul deciziei de a apela la un furnizor de software ERP. Cei mai mulți manageri fac acest pas în momentul în care există deja probleme care pot fi puse pe seama lipsei unui sistem de management al resurselor companiei – cu alte cuvinte, un software ERP. Într-o astfel de situație critică, deciziile pot fi pripite, evaluarea soluțiilor disponibile – nu cea mai obiectivă, iar în implementarea soluției finale pot fi omise unele aspecte importante care mai târziu se dovedesc a impacta negativ performanța ERP-ului.
Ceea ce ne aduce la prima condiție a alegerii unui ERP:
1. Momentul și planificarea achiziției
În cel mai bun caz, un sistem implementat oarecum superficial în situații de criză poate fi îmbunătățit pentru a se plia mai bine pe cerințele fiecărui departament. Cele mai multe implementări neplanificate corespunzător se finalizează, din păcate, cu renunțarea la soluția ERP ineficientă și înlocuirea ei cu una mai performantă. Desigur, pierderile provocate de o implementare eșuată variază de la caz la caz.
De aceea, recomandăm oricărui manager să își planifice minuțios achiziția unui sistem informatic din timp, înainte să ajungă să simtă presiunea unor procese care decurg anevoios și care se pot traduce printr-o productivitate și profitabilitate scăzută.
2. Identificarea problemelor la nivel de organizație și departament
În peste 15 ani de experiență, am învățat că fiecare organizație e unică, și chiar dacă vorbim de două companii de același profil, cu același număr de angajați și o cifră de afaceri similară, diferențele între resursele și gestionarea lor se dezvăluie după o analiză preliminară a companiilor și cerințelor date.
O abordare realistă și informată a problemelor care necesită reglementarea pe care o oferă un ERP e punctul necesar de pornire, dacă vrei să asiguri o implementare de succes. De obicei, asta implică: un studiu amănunțit al derulării proceselor la nivelul fiecărui departament, o analiză a rapoartelor de activitate din ultimele 12-24 luni, feedback din partea angajaților și șefilor de departament, feedback din partea partenerilor și chestionarea felului în care concurența își gestionează resursele.
3. Definirea funcționalităților necesare
Pentru ca un ERP să aibă un impact cuantificabil asupra productivității în organizație, acesta trebuie să facă posibilă automatizarea unor procese. Definirea funcționalităților care fac parte din dezideratul companiei pentru această implementare devine un criteriu important, care triază deja lista de ERP-uri capabile să satisfacă cerințele tehnice.
4. Flexibilitatea și durata de implementare a soluției
Una dintre cele mai importante caracteristici ale unui sistem ERP e nivelul de flexibilitate și adaptabilitate a acestuia – cu cât sistemul e mai flexibil, cu atât mai mult cresc șansele ca implementarea să-și atingă scopurile.
Concentrează-te pe soluții cu module personalizabile, cu parametri și aplicații care se pot adapta complet condițiilor. De asemenea, o implementare graduală, care nu necesită o schimbare masivă a derulării proceselor și/sau un anumit interval de nefuncționare sau funcționare parțială a activității companiei, e dezirabilă.
5. Eficiența și disponibilitatea suportului tehnic
O implementare nu se termină cu livrarea soluției și efectuarea training-ului pentru utilizatori. În funcție de volumul de lucru și profilul companiei, poți avea nevoie de suport tehnic non stop sau de un account manager dedicat companiei, care cunoaște bine particularitățile ERP-ului implementat.
6. Bugetul dedicat implementării ERP
Când ai trecut de criteriile rezumate mai sus, cu siguranță ai rămas cu cel puțin 2 sau 3 opțiuni de ERP-uri care par să ofere același lucru, însă ceea ce diferă (uneori mult) e prețul de achiziție. Un sistem ERP e o investiție care ar trebui să crească semnificativ performanța și implicit profitul înregistrat de companie – totul e clar până aici. Însă ceea ce nu toată lumea îți va spune la fel de clar e ce se întâmplă dacă soluția ERP nu dă randamentul scontat, ci dimpotrivă, influențează negativ desfășurarea activității: se vor înregistra pierderi, și aici nu ne referim doar la pierderea datorată de o investiție neprofitabilă.
Îți recomandăm să estimezi bugetul pe care îl poți investi într-un ERP ținând cont de diferența dintre cifra de afaceri estimată cu sistemul ERP implementat și cea estimată fără acesta – bugetul implementării ERP ar trebui să fie undeva între 10-30% din diferența cifrelor de afaceri estimate.