Profilul companiei Prored
Compania Prored, înființată în 2003, are ca obiect principal de activitate importul și distribuția de piese de schimb pentru autocamioane, autocare și semiremorci. Compania a avut în 2014 o cifră de afaceri de 2.2 mil. eur, pe care a realizat-o prin contribuția a 36 de angajati. Din cei 36 de angajați, 34 sunt utilizatori ai sistemului Ascent ERP cu care se gestionează peste 100 000 de articole și 2000 de clienți.
Domeniul distribuției de piese și componente pentru autocamioane necesită o abordare exactă, axată pe agilitate. Doar un sistem integrat, care corelează procesele implicate în distribuție, poate aduce eficiența maximă în activitatea utilizatorilor și un suport de decizie de încredere pentru management. Fiind o companie cu focus pe vânzare, Prored SRL trebuia să combine canalul tradițional de vânzare, bazat pe agenți care acoperă cea mai mare parte a regiunilor țării, cu cel on-line și cu vânzarea directă, în cele două puncte de vânzare cu depozit: Timișoara și București.
Problemele se concentrau cel mai mult la nivelul integrării în timp real a unei baze de date comune de catalog de articole și detalii comerciale (preț, discount, timp de livrare, termen de plată etc.). Un alt obiectiv important era rezolvarea gestionării echivalențelor de la un CodOE (cod original de piesă) la „n” coduri substituibile „after market”, respectiv corelarea disponibilității reperelor cu stocul propriu și cu cel al furnizorilor pentru reducerea timpului de livrare.
Integrarea lanțului Ofertă → Comandă → Factură → Recuperare creanță într-un flux care interpune activități ale personalului dispersat teritorial – agenți de vânzări – respectiv identificatori (consultanți de back-office specializați în identificarea corectă a reperelor necesare ca ansambluri sau sub-ansambluri de piese sau componente individuale pentru autocamioane) cu lanțul de aprovizionare (Cerere de ofertă Furnizori → Cotație Furnizori → Comandă către furnziori și Recepție) presupune o integrare perfectă a proceselor și o comuncare exclusivă printr-un sistem. Portalul web deschis partenerilor – trebuia integrat cu TecDoc – era dedicat identificării facile a reperelor echivalente.
Implementarea Ascent ERP cu modulele Distribuție, Aprovizionare, Gestiune, Financiar-Contabilitate, CRM și WMS a fost un pas firesc al progresului în business spre integrare și automatizarea proceselor vizată de management încă din demersul de implementare a ERP-ului anterior.
În urma implementării soluțiilor Ascent ERP pentru distribuție, integrate cu Ascent CRM și WMS, procesele se derulează într-un mod fluent, iar circuitul informațional este complet. O solicitare de la clienți, indiferent de sursa ei (agent, portal webshop propriu, client în mod direct, etc) este preluată într-o cerere de ofertă. Pornind de la identificarea unui CodOE necesar clientului, sistemul propune toate echivalențele (se corelează căutarea prin relaționarea cu baza de date TecDoc în timp real).
Identificatorul piesei, în strânsă corelare prin sistem cu colegii din sectorul Achiziții, combină mix-ul de parametri specifici pentru client (preț, brand-producător, termen de livrare, stoc propriu sau stoc furnizor, termen de plată) – în limita politicii comerciale aplicate (clientul poate avea lista dedicată de prețuri sau discounturi respectiv limita de credit și termen de plată în funcție de tipologia lui). Fiecare poziție de articol solicitată de client poate fi relaționată cu seria VIM aferentă camionului pentru care se face cererea – sistemul având, încă de la nivelul aplicației mobile CRM personalizate a agenților, posibilitatea de a salva datele despre parcul auto / flotele clienților. Astfel se crează din sistem o ofertă personalizată – dându-i clientului posibilitatea să aleagă în funcție de nevoile lui.
Oferta acceptată de client este preluată în comandă sau este „arhivată” – în funcție de termenul de valabilitate. Există mai multe nivele de „escaladare” în cazul în care o negociere impune un discount special sau dacă limita de creditare corelată cu sold-ul curent și depășirile de plată la scadențe fac ca statusul comenzii să fie „roșu” – adică confirmarea de comandă la client să fie blocată (se ține cont inclusiv de impactul valorii comenzii curente asupra limitei de creditare).
Comenzile confirmate sunt pregătite de livrare prin scannerele mobile de cod de bare, care asigură acuratețea de livrare a lotului exact selectat din back-office prin factura la comandă. Astfel, procesul oferă o trasabilitate completă și duce la maximizarea rezultatelor – neexistând motive interne sau de natura comunicării în timp real a informației care să ducă la pierderea oportunităților de vânzare.
Stocurile „de rulaj” sunt dimensionate prin norme de aprovizionare ce definesc stocuri minime în funcție de vânzări medii zilnice pe perioade de referință. Analiza Comenzi vs Oferte reflectă gradul de conversie și eficiență în procesul de vânzare. Atingerea obiectivelor este monitorizată în timp real, fiecare agent putând să vadă pas cu pas care este progresul său și valoarea adăugată ce va fi baza realizărilor lui lunare. Managementul lucrează cu instrumente de natura bugetului – având un control în timp real asupra evoluției cheltuielilor și realizării veniturilor.