înapoi

Despre companie

Compania de servicii de utilități și lucrări de infrastructură destinate populației Giroceana SRL se ocupă cu transportul de persoane și cu furnizarea de servicii publice – cum ar fi alimentarea cu apă și furnizarea serviciului de canalizare pe raza comunelor Giroc și Chisoda.

problema

Gestionarea câtorva mii de contracte pe arealul a două localități extrem de dinamice din punct de vedere al infrastructurii și dezvoltării demografice, cu detalii specifice la nivelul fiecărei gospodării, atât în cazul gospodăriilor individuale, cât și ale asociațiilor de proprietari aferente blocurilor, este o provocare serioasă la care compania din Giroc trebuie să facă față cu o echipă administrativă mică. Problema administrării contractelor într-un mod organizat, respectiv facturarea în bloc a utilităților ce fac obiectul contractelor și recuperarea creanțelor, pune în dificultate o echipă mică având atribuții multiple.

soluția

Soluția a venit sub forma implementării Ascent ERP, cu modulele de Management al contractelor de utilități, gestiune și contabilitate. Administrarea contractelor pornind de la un format unic de contract de prestări servicii în care se încarcă în mod dinamic variabilele aferente persoanei titulare a contractului, adresei pentru care se face furnizarea serviciilor, serviciile contractate, suprafața sau numărul de persoane, valabilitatea contractului (dată început – dată sfârșit), seria de contor (sau contoare)  este acum posibilă  – modificările în relația dintre părți prin acte adiționale sunt de asemenea administrate din sistem. Evidențierea persoanelor și companiilor cu contractele aferente și  actele adiționale a fost un efort substanțial la început, dar după corelarea tuturor datelor în sistem, căutarea și identificarea abonaților la servicii este facilă, fiind posibilă filtrarea după criterii diferite într-o interfață simplă.

Ascent ERP permite gestionarea contractelor de utilități (inclusiv a anexelor la acestea) și facturarea separată pentru mai multe puncte de lucru / puncte de consum aferente unui singur partener. De asemenea, sistemul permite facturarea separată a serviciilor conexe utilităților (branșări, re-branșări, etc.).

Ascent ERP oferă posibilitatea atașării documentelor electronice scanate (contractul între părți cu semnătură, CI – carte de identitate etc.). Pentru controlul și atenționarea asupra unor evenimente este posibilă transmiterea de notificări pe email automate cum ar fi notificările de întârziere de plată sau notificări de expirare a contractelor.

O interfață web interconectată cu Ascent ERP permite abonaților să își consulte istoricul de facturi și plăți și să primească diferite notificări precum cele menționate în cazul trimiterii pe email – următorul pas va fi integrarea epayment-ului.

Facturarea „în bloc” este posibilă prin introducerea citirilor sau autocitirilor în sistem, iar prin diferența față de indexul curent se face calculul automat al consumului. Există și posibilitatea efectuării facturării pe baza consumului estimat.

Operațiunea de facturare care înainte dura 2-3 zile se derulează acum în câteva ore. Controlul strict al creanțelor de încasat, prin urmărirea componentei analitice a soldului la fiecare titular de contract, este o facilitate a contabilizării automate și a transpunerii oricărui document într-o înregistrare contabilă ce se reflectă atât în fișa-client, cât și în jurnalele de vânzări (unde este cazul).

Notificările de întârziere de plată pot fi din emise din sistem, iar ca pas secundar se trece la calculul penalizărilor de întârziere și emiterea facturilor corespunzătoare (calcul și emitere în bloc, lunar).

Facturile sunt însoțite de un QR code care permite identificarea documentului, astfel încât arhivarea electronică, alături de cea fizică, să fie facilă. Încasările prin intermediul celor trei casierii sunt gestionate în timp real, astfel că recuperearea creanțelor și viteza de mobilizare a lichidităților crește.

Acest website foloseste cookie-uri pentru a furniza vizitatorilor o experienta mult mai buna de navigare si servicii adaptate nevoilor si intereselor fiecaruia.