Compania ETG Sollini
Compania ETG Sollini, parte a grupului italian Sollini Company, e specializată în distribuția accesoriilor și materiilor prime pentru industria de încălțăminte, prezentă în Italia, Portugalia și România. Activitatea pe piața românească s-a lansat în 2000, iar în 2014 ETG Sollini a ajuns la o cifră de afaceri de 4 milioane de euro prin acoperirea ca arie de desfacere a întregului teritoriu al țării prin intermediul agenților coordonați din 3 puncte de lucru: Timișoara, București și Oradea.
Problema
Compania avea în funcțiune în anul 2009 un sistem de gestiune și contabilitate care permitea editarea facturilor și controlul relativ al stocurilor și în general al procesului de recepționare și facturare.
Nu exista un control al comenzilor primite de la clienți decât prin evidențe în programe office și nu se putea genera cu exactitate necesarul de aprovizionare confruntând automat comenzile cu stocul. Situația realizărilor forței de vânzare directă, corespunzătoare celor trei puncte de vânzare regionale, era greu de definit și acest factor influența negativ acuratețea informațiilor pe care se baza întregul sistem de motivare al agenților comerciali.
Inconsistența rapoartelor de încasări, a controlului de credit și a diferențelor de curs ce interveneau între momentul recepționării (cele mai multe repere provin din recepții intracomunitare) și momentul vânzării, respectiv al încasării – ceea ce afecta calculul unei marje nete de adaos reală. Datorită lipsei unui sistem care să centralizeze comenzile și să calculeze aprovizionarea necesară, apăreau situații în care satisfacerea comenzilor era parțială sau cazuri în care comanda la furnizor se efectua după unele previziuni de vânzare relative, bazate pe experiențe anterioare.
Soluția
Împreună cu echipa de consultanți ai Ascent Soft, noi am adus în atenția proprietarului business-ului instrumentele de care poate beneficia implementând Ascent ERP. Datorită scepticismului atras de soluția software existentă la data respectivă, care în 6 luni de funcționare încă nu-și arătase eficiența, managementul companiei a decis implementarea Ascent ERP – proces realizat rapid, axat pentru început pe module de bază. Astfel s-a implementat modulul de gestiune (Inventory) și cel de Comenzi Clienți – respectiv politica comercială – în mai puțin de 4 luni.
Pentru reușita demersului nostru, a trebuit să gestionăm mici dificultăți în comunicarea cu clientul, având în vedere corespondența pe internet cu acționariatul companiei a cărui prezență în România era sporadică și scepticismul personalului care se confrunta cu al treilea sistem utilizat în companie în ultimul an (2010-2011), precum și cu lipsa unei definiri clare a așteptărilor legate de aplicația ERP la nivelul de management și operational specific Sollini. Am reușit să preluăm datele istorice, să integrăm întregul flux de activități într-un sistem unitar cu funcționare on-line la toate cele 3 puncte de lucru. După stabilizarea implementării pe modulele de bază, am câștigat încredere în fața clientului, astfel că s-au implementat toate modulele care țin de un flux „supply chain” complet.
Astăzi există date istorice pentru analiză, sistemul ERP centralizează comenzile venite de la clienți, respectiv cele pentru stoc ale depozitelor companiei la sediul central, de unde se emite în mod facil comanda către furnizorii externi. Prin intermediul recepțiilor, sistemul propune automat, la sosirea mărfii, locații sau parteneri care să facă livrarea în funcție de originea comenzilor, generând automat avize către punctele de lucru, care finalizează comenzile acestora.
Loturile de marfă sosite pe o comandă a clientului sunt rezervate pentru acel client, neputând fi livrate altcuiva decât în cazul „deblocării lor” de către un utilizator cu drepturi lărgite care își asumă decizia. Acuratețea controlului stocurilor a crescut, iar controlul de credit se face ușor și în timp real. Comenzile unor clienți rău platnici sunt plafonate prin atenționarea legată de limita de creditare încă de la preluarea acestora, iar situațiile de vânzări ale agenților și calculul comisioanelor sunt definite în mod clar și fără echivoc.