De când a venit pandemia un subiect s-a discutat în business mai mult decât oricare: Digitalizarea. Digitalizarea este un proces complex pe care nu toți antreprenorii îl înțeleg. Despre digitalizare, beneficiile acesteia și automatizare am scris aici. În acest articol ne concentrăm pe problemele aduse de acest proces. Știm bine că în afaceri apar mereu probleme. Desigur, problemele aduc și oportunități și îmbunătățiri. Haide să vedem 7 probleme în digitalizare cu care te vei întâlni.
1. Digitalizarea înseamnă o schimbare de mentalitate
Implementăm sisteme ERP de peste 20 de ani! În acești 20 de ani ne-am confruntat cu o mulțime de probleme, dar una a ieșit mereu în evidență: Schimbarea de mentalitate. Odată ce o afacere începe să se digitalizeze, toți angajații din jurul ei se schimbă. Dispar task-uri, dispar lucrurile făcute doar să fie făcute și angajații se reinventează. Un angajat care scria facturi 20 de ore pe lună, acum doar verifică facturile 2 ore pe lună și folosește celelalte 18 ore pentru pregătirea necesarului de aprovizionare și gestionarea stocurilor. Când digitalizarea se implementează în afaceri, oamenii trebuie să-și schimbe mentalitatea și să vină mereu cu idei noi. Multe procese se pot digitaliza și este acum responsabilitatea angajaților să propună idei de digitalizare. Până la urmă, ei sunt cei care știu cel mai bine cum funcționează afacerea respectivă.
2. Digitalizarea nu se oprește
O altă problemă din digitalizare este că digitalizarea nu se oprește. Mulți antreprenori își închipuie că aleg un sistem ERP, automatizează 2-3 task-uri și următorii 50 de ani totul va fi ok. Din păcate, nu e chiar așa. În primul rând, implementarea unui ERP poate dura între o lună și chiar un an(Dacă vorbim de multinaționale). În perioada de implementare se vor găsi multe probleme micuțe în afacere și se vor adăuga pe task-urile de digitalizare. În al doilea rând, task-ul sau procesul pe care îl digitalizezi azi, o să-l automatizezi mâine. Dacă înainte scriai facturile de mână, acum le scrii în word/Excel. Vrei mai mult, așa că achiziționezi un soft de facturare. Acolo ai partenerii, produsele tale și modelul de factură cu serie și număr. Totul se face din click-uri. Trecem de la 5 minute/factură la 3 minute/factură, la 1 minut/factură.
Totuși, la o mie de facturi pe lună, asta înseamnă 1000 de minute. 1000 de minute înseamnă aproximativ 17 ore, adică 2 zile lucrătoare. Așa că vrei mai mult. Automatizezi facturarea ca fiecare factură să se facă singură. Ai salvat 17 ore/lună, Ai salvat timp, bani și energie. Iar acesta e doar un proces. Mai departe, poate vrei să împarți facturile pe conturi contabile, etc. Ideea este că digitalizarea și automatizarea sunt procese care nu se opresc. Devin parte a afacerii și trebuie folosite și dezvoltate constant.
3. Costurile digitalizării
Mulți antreprenori se sperie de costurile digitalizării. Aici se face diferența dintre cei care scalează și cei care rămân la același nivel ani buni. De ce? Haide să luăm exemplul următor. Spuneam că o factură într-un soft de facturare se creează în aproximativ 1 minut. Cu tot trimis la client prin email, să spunem 2 minute. La 200 de facturi pe lună, pierzi 400 de minute. Adică aproximativ 7 ore. Din cele 20 de zile lucrătoare, un om va folosi o zi doar pentru facturare. Să zicem că începi să crești volumul de muncă și acum ai 400 de facturi. Asta înseamnă 14 ore. 2 zile pierdute. Continui să crești până la 2000 de facturi pe lună. Care înseamnă 4000 de minute. Adică 140 de ore. Adică 16 zile de lucru. Gândește-te cum ar fi să ai un job în care tot ce trebuie să faci toată ziua este să faci facturi. Horror. În schimb, un sistem automat de facturare face 100 de facturi sau 10 000 de facturi automat. Le trimite și prin email, ca să nu-ți mai bați capul. Ți le salvează și în bază de date ca să le poți sorta și să poți lua date în timp real. Cum spuneam și înainte, acesta e doar un proces.
Există zeci sau sute de procese în afacerea ta, chiar dacă nu le cunoști încă pe toate. Digitalizarea și automatizarea acestora costă. Dar toate aceste costuri inițiale se amortizează destul de repede și aduc o mulțime de beneficii afacerii tale. În medie, digitalizarea unei afaceri printr-un sistem ERP se amortizează în aproximativ 2-3 ani. Costurile sunt la fel ca și la orice altă investiție, dar antreprenorii români sunt încă sceptici. Acest scepticism va dispărea în timp.
Gândește-te cum ar fi ca Emag să facă fiecare factură manual. Emag au fost mereu orientați spre digitalizare și automatizare și asta a ajutat enorm la succesul lor. După părerea mea, Emag are cea mai bună platformă de vânzare online(Dpdv tehnic și de marketing).
4. Transparența – O mare problemă în digitalizare
O mare problemă în digitalizare este că aduce o transparență care arată adevărul din spatele fiecărei greșeli. Nu se mai poate da vina pe alte persoane și nu se mai pot ascunde greșelile astfel încât să iasă la suprafață după câteva luni sau câțiva ani. Această transparență va scoate la iveală multe lucruri despre afacerea ta și despre angajații tăi. Iar asta va deranja multă lume, dar va face mult bine afacerii tale!
5. Echipa și coordonarea
Vei avea nevoie de o echipă care să lucreze la digitalizarea proceselor. Nu, nu e nevoie să angajezi oameni speciali. Va fi nevoie să iei cei mai buni și mai capabili oameni din firma ta și să formezi o echipă care acoperă toate procesele. Echipa are nevoie și de un project manager.
Proiectul de digitalizare a afacerii nu e ușor și trebuie ca toți oamenii să fie implicați. Am avut proiecte uriașe unde implementarea a mers extrem de ușor și proiecte mici unde implementarea a fost o bătaie uriașă de cap. Și asta doar pentru că mulți oameni refuzau schimbarea și nu voiau să participe. Tehnologia avansează și cei care nu avansează cu ea rămân în urmă.
6. Alegerea soluției de digitalizare
Întâlnim constant două tipuri de antreprenori care au făcut o alegere greșită în digitalizare:
- Cei care schimbă soluția pentru că au ales greșit.
Îți trebuie curaj să recunoști că ai greșit. Mai ales când faci o greșeală de mii sau chiar zeci de mii de euro. Dar din greșeli învățăm, iar atunci când alegi o soluție greșită ești mult mai bine pregătit pentru următoarea soluție. - Cei care nu schimbă soluția pentru că au investit deja prea mult.
Aici apar problemele mai mari. S-a investit o sumă mare, chiar dacă rezultatul nu a fost mulțumitor, s-a continuat cu soluția. Și au apărut probleme mari. Iar soluția care trebuia să reducă semnificativ munca s-a transformat în soluția care crește munca.
Sunt mulți provideri de software și soluții de digitalizare. Unii sunt de calitate mare, dar unii nu. Dacă nu ai experiență poți fi păcălit destul de ușor. Cel mai bine este să ceri recomandări de la persoane de încredere sau să verifici portofoliul firmei cu care vrei să lucrezi. La Ascent Soft suntem foarte mândri de clienții noștri și mereu primim recomandări din partea lor.
7. Digitalizarea este înțeleasă greșit.
Digitalizarea nu este aici ca să înlocuiască oamenii. Este aici ca să îi ajute și să îi scape de task-urile repetitive și plictisitoare. Lumea nu prea înțelege acest lucru și respinge ideea de digitalizare. Spuneam în alt articol că am întâlnit oameni care încă mai fac facturi de mână și chiar nu fac puține. E destul de dificil să obișnuiești oamenii cu un stil nou de muncă, dar odată ce se obișnuiesc nu vor mai putea lucra cum lucrau înainte.
Concluzie probleme în digitalizare
Aceste 7 probleme sunt, de fapt, oportunități pentru a-ți dezvolta afacerea, echipa și mentalitatea. Dacă încă nu ai început procesul de digitalizare al companiei, te încurajez din tot sufletul să o faci. Dacă l-ai început, te încurajez să-l continui cu multă încredere. Dacă ai nevoie de soluții de calitate pentru digitalizarea afacerii contactează-ne aici.
Dacă ți-a plăcut articolul despre probleme în digitalizare distribuie-l mai departe pe Facebook. Mulțumesc!